Swyddfa Ddibapur Radyr a Morganstown

Mae pawb ond un o’n haelodau ar-lein erbyn hyn ac mae hi’n bwriadu ymuno â ni yn seibr ofod. Mae hysbysiadau cyfarfodydd, cofnodion a gwahoddiadau i ddigwyddiadau yn cael eu danfon atom trwy’r we. Cafodd fy adroddiad ar gynhadledd a chyfarfod blynyddol ULlC eu hysgrifennu, cafodd y cynigion eu sganio i mewn ac fe ddosbarthwyd y ddogfen cyn ein cyfarfod, i’w cyflwyno’n ffurfiol – gan arbed llawer iawn o amser.

Mae gan bob un ohonom gyflenwad o bapur sy’n cael ei ddarparu gan y cyngor. Rydyn ni’n defnyddio ein hinc ein hunain i argraffu copïau papur! Fodd bynnag, mae aelodau arbenigol yn arbed copïau ar ffon gof heb orfod ffeilio’r gwaith papur a chafodd un cyn aelod wared â’r ddau a dod â’i gliniadur i gyfarfodydd.

Dim mwy o “ffonio o gwmpas” ar gyfer CCR&M. Rydym wedi darganfod sut i greu postiadau grŵp ac mae e-byst yn aros y sawl sy’n eu derbyn fydd wedyn yn gallu cynnig ymateb ystyrlon.

Mae’r Clerc yn defnyddio e-bost ar gyfer cyfathrebu ysgrifenedig cyflym gyda swyddogion Dinas Caerdydd ac yn danfon llythyrau atynt trwy e-bost er mwyn cyrraedd dyddiadau cau ac yn gofalu fod copi yn dilyn trwy’r post. Mae’r Rhyngrwyd yn amhrisiadwy. Mae’n darparu gwybodaeth ar gyflenwyr a chostiadau.  Gellir ei ddefnyddio i edrych trwy hanes ceisiadau cynllunio ar archif ar-lein Caerdydd a hyd yn oed i ymchwilio trafodaethau’r llywodraeth mewn pwyllgorau dethol.

Mae cymuned Radyr & Morganstown yn rhedeg gwefan broffesiynol sy’n cynnwys gwybodaeth leol helaeth.  Caiff ei hail-lansio cyn bo hir gyda chynllun newydd.  Mae gan y Cyngor Cymuned ei thudalennau ei hun o fewn y wefan hon.  Caiff holl brif gofnodion ac agenda’r Cyngor eu rhoi ar y wefan yn ffeiliau pdf.  Cafwyd 160,000 ymweliad â’r safle yn 2006 gyda 432,000 o dudalennau yn cael eu gwylio. Cynyddodd hyn i 230,000 yn 2007 gyda 632,000 o dudalennau yn cael eu gwylio. Rhestrir ceisiadau cynllunio lleol yn wythnosol.  Mae diweddariadau yn cael eu torri a’u gludo o wefan Cyngor Caerdydd; ni ddefnyddir unrhyw bapur.  Mae ystadegau Hydref 2007 yn dangos y gwyliadau hyn: 859 i’r Cyfeiriadur Lleol (rhestr ar-lein o wasanaethau lleol), 267 ar gyfer polisïau’r Cyngor; 188 ar gyfer cynllunio ac 82 ar gyfer cofnodion.

Roedd lawrlwytho dogfennau mawr mor araf fel bod y Clerc wedi symud yn ddiweddar i fand llydan. Bydd y pecyn busnes yn torri ein costau ffôn ac yn ein gwneud yn fwy effeithlon, yn enwedig gan fod Cyngor Dinas Caerdydd yn defnyddio ei wefan ar gyfer ymgynghoriadau a dogfennau polisi newydd fwy a mwy.

Mae aelodau unigol hefyd yn gofyn am wybodaeth ar ddisg gan Gaerdydd yn ogystal â Llywodraeth Cynulliad Cymru a’r cyrff sy’n paratoi polisïau ar gyfer y ddau gorff. Yna gallwn ddarllen yr wybodaeth o dan ein pwysau heb orfod mynd ar-lein a heb orfod cario dogfennau polisi trwm o gwmpas.

Mae Cofnodion CCR&M yn dyddio’n ôl i’r 1890au.  Danfonir y llyfrau Cofnodion gwreiddiol i Swyddfa Cofnodion Morgannwg ac rydym yn edrych ar ffyrdd o drosglwyddo’r dogfennau hanesyddol gwerthfawr hyn ar ddisg.

Fodd bynnag, mae rheolaeth o hirbell yn iawn yn ei le ond nid oes unrhyw beth yn cymryd lle ychydig o gysylltiad wyneb i wyneb. Mae’r rhan fwyaf ohonom, rywbryd rhwng cyfarfodydd, yn galw heibio’r swyddfa i gael sgwrs gyda’n clerc cyfeillgar a pharod ei chymwynas, Helena Fox.

Judith S Marsh
Cyng CCR&M